Zdarza się, niestety, że pracownik sekretariatu kancelarii nie zaktualizuje datownika i przystawi wczorajszą datę na potwierdzenie otrzymania poczty dzisiaj.  Adwokat, który o tym nie wie, składa potem pismo lub środek odwoławczy ostatniego dnia terminu, który sąd zwraca bądź odrzuca twierdząc na podstawie daty podanej na zwrotce, że zostało złożone jeden dzień za późno. Adwokat składa reklamację do operatora pocztowego chcąc wykazać, że w istocie korespondencję odebrano dzień później, ale reklamacja taka nie jest rozpatrywana. Takiej sytuacji dotyczy postanowienieSądu Najwyższego z dnia 22 marca 2019 r. (sygn. akt I CZ 118/17; publ. OSNC 2020, nr C) w sprawie, gdzie ten Sąd zwrócił się nawet do operatora o wyjaśnienie daty doręczenia adresatowi przesyłki, a operator odpowiedział, że „w związku z zakończeniem działalności listowej ustalenie daty doręczenia przesyłki nie jest możliwe”.

Sąd Najwyższy przypomniał, że dowodem doręczenia stronie pisma jest zwrotne potwierdzenie odbioru. Prawidłowo sporządzony dowód doręczenia, w zakresie, w jakim zawarte w nim oświadczenia pochodzą od doręczającego, jest dokumentem urzędowym, ale nie wyłącza to możliwości dowodzenia przez stronę, że doręczenie nie nastąpiło lub doszło do niego w innym terminie. Przy sprawdzaniu poprawności doręczenia sąd bada, czy przesyłka została doręczona stosownie do art. 131 i n. KPC oraz przepisów wykonawczych. (…) wobec rozbieżności między datą odbioru odnotowaną w dokumentacji prowadzonej przez wnioskodawczynię i datownikiem odciśniętym na potwierdzeniu odbioru, uzasadniało podjęcie czynności zmierzających do ustalenia rzeczywistej daty doręczenia w systemie operatora pocztowego. Wywiad przeprowadzony w tym zakresie przez Sąd Najwyższy okazał się bezskuteczny, odnotowania wymaga jednak – co stanowi fakt znany Sądowi Najwyższemu z urzędu – że weryfikacja taka, przeprowadzona w jednej z wcześniej rozstrzygniętych, analogicznych spraw z udziałem wnioskodawczyni, potwierdziła stawiany przez nią zarzut odciśnięcia na przesyłce niewłaściwego datownika, niezgodnego z datą doręczenia wynikającą z systemu informatycznego operatora.

W modelu opartym o zasadę oficjalności doręczeń odpowiedzialność za skuteczność i prawidłowość doręczenia ponosi sąd. W tym stanie rzeczy należało przyjąć, że wątpliwość wynikająca z niemożności zweryfikowania u operatora pocztowego prawidłowości daty doręczenia stwierdzonej datownikiem na zwrotnym potwierdzeniu odbioru i przedstawienia przez wnioskodawczynię wiarygodnych dokumentów wskazujących na inną datę doręczenia, powinna zostać rozstrzygnięta na korzyść wnioskodawczyni.

Doprowadziło to Sąd Najwyższy do następującej tezy:

Nie dające się usunąć wątpliwości co do daty doręczenia, spowodowane niemożnością zweryfikowania datownika odciśniętego na formularzu potwierdzenia odbioru w systemie informatycznym operatora pocztowego, powinny być rozstrzygane na korzyść adresata przesyłki.