Autor: Dawid Jakub Zdebiak
Partner DT
Stało się ostatnio modne posługiwanie się przy wypowiadaniu umów o pracę kwalifikowanym podpisem elektronicznym, szczególnie przy zwalnianiu pracowników wykonujących pracę zdalnie. Pracownik otrzymuje na swoją służbową lub prywatną skrzynkę mailową list elektroniczny z załączonym dokumentem elektronicznym, w którym czyta, że właśnie zostaje zwolniony. Na tym dokumencie znajduje się podpis elektroniczny.
I już?
Bardzo często tak, ale nie zawsze.
Wypowiedzenie umowy o pracę powinno nastąpić na piśmie. Jednak obecnie równoważne z oświadczeniem złożonym w formie pisemnej jest oświadczenie złożone w formie elektronicznej. Zgodnie z przepisami forma elektroniczna to nie jakikolwiek mail, skan czy sms. Do zachowania formy elektronicznej konieczne jest po pierwsze złożenie oświadczenia w postaci elektronicznej (np. dokument w formacie pdf), i po drugie – co najważniejsze – opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Elektroniczne wypowiedzenie, które nie zostało opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, nie spełnia wymogu pisemności i może być z tego powodu kwestionowane przez pracownika przed sądem pracy.
Zatem przedstawiciele pracodawcy przed wysłaniem elektronicznego wypowiedzenia, a pracownik po jego otrzymaniu, powinni sprawdzić, czy takie wypowiedzenie jest opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Właśnie – nie jakimkolwiek podpisem elektronicznym, ale „kwalifikowanym”.
Jak to sprawdzić?
Kwalifikowany podpis elektroniczny to tylko taki, który jest certyfikowany przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania. Wiem, wiem – w tym miejscu można się poddać. Osoby bardziej biegłe w sprawach informatycznych pewnie znajdą w elektronicznym wypowiedzeniu panel podpisu, a tam informacje o tym, czy dokument jest certyfikowany, jakim certyfikatem i przez kogo. I co dalej, skąd mamy wiedzieć, czy np. Fábrica Nacional de Moneda to „kwalifikowany dostawca usług zaufania”, a nie jakaś zwykła narodowa fabryka monet?
Okazuje się, że jest to nadzwyczaj proste. I to dzięki Komisji Europejskiej. Wystarczy takie elektroniczne wypowiedzenie wkleić tu. Jeżeli w wynikach pojawi się informacja, że dokument jest certyfikowany przez określony podmiot z dopiskiem „QCert for ESign”, czas żegnać się z pracą. Jeżeli pojawia się inna adnotacja albo nie pokazuje się żaden certyfikat, podpis nie jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym, więc wypowiedzenie da się podważyć.
Uwaga! Tylko dokument elektroniczny z podpisem z certyfikatem oznaczonym jako „QCert for ESign”, certyfikat podpisu elektronicznego (qualified electronic signature) jest równoważny formie pisemnej. Nie spełniają tego wymogu podpisy z innymi certyfikatami np. „QCert for ESeal”, certyfikat pieczęci elektronicznej (qualified electronic seal).
2022-05-12 11:29